At a Glance
Refund mode lets staff process a refund correctly against the original sale, updating takings, stock and the client's record so the books stay accurate. ClinicSoftware.com records each refund with its reason and links it to the transaction, keeping a clean, auditable trail.
How do refunds work in clinic software?
A refund is processed against the original sale, reversing the payment and, where relevant, returning stock. ClinicSoftware.com records it so takings and the client balance stay correct.
Why record refunds properly?
Properly recorded refunds keep your daily takings and reports accurate and give a clear audit trail of what was refunded, when and why.
Does a refund update stock and balance?
Yes. Where a product is returned, stock is restored, and the client's balance and the day's takings are adjusted, so nothing is left inconsistent.
Frequently Asked Questions
How do refunds work?
A refund is processed against the original sale, reversing payment and returning stock where relevant. ClinicSoftware.com keeps takings and balance correct.
Why record refunds properly?
To keep takings and reports accurate and provide a clear audit trail of what was refunded and why.
Does a refund update stock?
Yes. Where a product is returned, stock is restored automatically.
Is there an audit trail?
Yes. Each refund is recorded with its reason and linked to the transaction.
How It Works in ClinicSoftware
01
Open the original sale
02
Process the refund with a reason
03
Return stock where relevant
04
Takings and balance update automatically
Bearbeiten Sie Rückerstattungen direkt in ClinicSoftware, ohne zu Ihrem Zahlungsterminal oder Kartengerät zu wechseln. Erstatten Sie vollständige oder teilweise Beträge auf die ursprüngliche Zahlungsmethode, erstellen Sie Gutschriften als Alternative oder übertragen Sie den Wert auf das Kundenkonto. Jede Aktion wird mit Grund, autorisierendem Mitarbeiter und Zeitstempel protokolliert.
So funktioniert es
01
Öffnen Sie die Originalrechnung aus dem Kundenprofil oder der Rechnungsliste
02
Rückerstattung auswählen und zwischen voller Rückerstattung, Teilbetrag oder Gutschrift wählen
03
Grund für die Rückerstattung eingeben — dies ist obligatorisch und wird im Prüfpfad protokolliert
04
Mit Manager-PIN bestätigen – die Rückerstattung wird sofort verarbeitet und der Datensatz aktualisiert
Hauptfunktionen
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Vollständige & Teilweise Rückerstattungen
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Gutschrift Alternative
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Ursprüngliche Methodenrückgabe
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Grundprotokollierung
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Manager-Genehmigung
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Vollständiger Prüfpfad
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Berichts-Integration
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Xero-Synchronisation
Profi-Tipps
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Legen Sie einen Rückerstattungsschwellenwert fest, der für hochwertige Rückerstattungen eine Genehmigung auf Direktorenebene erfordert
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Schulen Sie Mitarbeiter darin, stets einen Gutschein vor einer Barerstattung anzubieten – so bleibt der Umsatz im Unternehmen
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Führen Sie den Rückerstattungsbericht monatlich aus, um Muster der Kundenzufriedenheit nach Dienstleistung zu identifizieren
